podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) a souvisejících právních předpisů (dále jen „Informační memorandum“).

Kdo jsme a jak nás můžete kontaktovat?
Jsme Beauty Coworking Time, nebo TimeBC a tady jsou naše oficiální informace:

Beauty Coworking s.r.o., IČ: 117 82 307, se sídlem Gotthardská 25/7 Praha 6 – Bubeneč, PSČ 160 00, vedená u Krajského soudu v Praze, oddíl C, vložka 354463

(dále jen „BCT“), je správce Vašich osobních údajů, což znamená, že určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování osobních údajů a odpovídá za něj. V některých případech může být BCT též v pozici zpracovatele osobních údajů, tj. že zpracovává osobní údaje pro účely určené jiným správcem. Více informací o naší činnosti a nabídce našich služeb naleznete na webových stránkách www.timebc.cz. Pokud v tomto informačním memorandu ani na našich webových stránkách nenaleznete odpovědi na Vaše dotazy nebo budete chtít některé informace vysvětlit podrobněji, můžete nás kontaktovat:
E-mailem: beautycoworkingcz@gmail.com
Telefonicky: +420776505090 (pondělí–pátek 9:00 – 17:00)
Poštou: Gotthardská 25/7 Praha 6 – Bubeneč, PSČ 160 00

Jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje a jak jsou zabezpečeny?
Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí klientů. Při zpracování osobních údajů postupujeme vždy tak, aby Vaše osobní údaje byly maximálně zabezpečeny a nemohly být zneužity. Veškeré údaje o poskytnutých kadeřnických službách a prodaném kadeřnickém zboží jsou rovněž chráněny tajemstvím v souladu s legislativou ČR.
Zpracování Vašich osobních údajů může být jak manuální, tak automatizované. Automatizované zpracování probíhá v informačních systémech BCT, případně v informačních systémech našich zpracovatelů. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány především vybranými zaměstnanci BCT a kategoriemi zpracovatelů uváděnými vždy u příslušného účelu zpracování. Učinili jsme taková opatření, aby k Vašim osobním údajům měli přístup pouze zaměstnanci BCT a zpracovatelé, kteří se podílejí na jejich zpracování, a také aby tito zaměstnanci a zpracovatelé zachovávali mlčenlivost o veškerých skutečnostech, údajích a datech (osobních či jiných), o nichž se dozvěděli při výkonu své práce. Se všemi zpracovateli má BCT uzavřenu písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které klademe důraz na zabezpečení Vašich osobních údajů a která obsahuje identické záruky pro procesy zpracování osobních údajů u těchto zpracovatelů, jaké jsou nastaveny u nás v koncernu. Vaše osobní údaje zpracováváme na území České republiky.

Jaké osobní údaje zpracováváme?
a) Identifikační a adresní údaje: jméno, příjmení, akademický titul, rodné příjmení, Všechna dřívější příjmení, statni občanství, datum narození, rodné číslo, místo narození a stát, číslo OP/CD, pohlaví, rodinný stav, oprávnění k pobytu (pouze u cizinců), vzdělání, Název absolvované školy, Rok ukončení vzdělávání, trvalý pobyt, adresa dlouhodobého / přechodného pobytu v ČR (pouze u cizinců nerezidentu), korespondenční adresa, telefonní spojeni, e-mail, FB jméno, název zdravotní pojišťovny, druh důchodu, počet vyživovaných osob v domácnosti pro srážky, uplatnění slevy na daně z přijmu FO ze závislé činnosti, počet vyživovaných nezaopatřených osob v domácnosti pro uplatnění daňového zvýhodnění a daňového bonusu, jiná kontaktní adresa, sídlo podnikání, IČO, DIČ (nebo obdobný identifikátor u klientů, kteří nejsou daňovými rezidenty České republiky), Kamerové záznamy z kamer umístěných v objektech BCT (zejména na pobočkách BCT).

Jak získáváme Vaše osobní údaje?
Vaše osobní údaje získáváme od Vás, od třetích osob, z veřejně dostupných zdrojů nebo z vlastní činnosti. Pokud osobní údaje získáváme od Vás, informujeme Vás o tom, zda je poskytnutí osobního údaje zákonným nebo smluvním požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy, a zda máte povinnost osobní údaje poskytnout, a o možných důsledcích neposkytnutí osobních údajů. Vaše osobní údaje získáváme:

Od Vás, zejména:
- na základě Vašich žádostí, dotazů a v rámci jednání o uzavření smlouvy;
- při telefonické komunikaci (především komunikace se zákaznickou linkou, HR oddělení, marketingová komunikace);
- při komunikaci prostřednictvím emailu či jiné písemné komunikaci; nebo
- při osobní komunikaci na pobočce nebo v jiných prostorech.

Od třetích osob, zejména:
- od orgánů státní správy při plnění našich zákonných povinností nebo na základě zvláštních právních předpisů.

Z veřejně dostupných i neveřejných rejstříků a evidencí, zejména:
- z obchodního rejstříku;
- ze živnostenského rejstříku;
- z registru ekonomických subjektů;
- z katastru nemovitostí; nebo
- ze sociálních sítí a z internetu.

Z vlastní činnosti, zejména vyhodnocením a analýzou Vašich osobních údajů získaných z jiných, výše uvedených, zdrojů.

Pro jaké účely zpracováváme Vaše osobní údaje?
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění původního účelu (například plnění smlouvy) můžeme osobní údaje zpracovávat pro jiné účely (například pro plnění zákonné archivační doby). Účely zpracování uvádíme níže v této kapitole. Vaše osobní údaje obecně archivujeme po dobu stanovenou právními předpisy, smlouvou či na základě našeho oprávněného zájmu (například po dobu trvání promlčecích lhůt, kdy můžeme mít zájem uplatňovat nebo obhajovat naše právní nároky).
Vaše osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:
a) Jednání o smlouvě a splnění smlouvy, provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost, vyřizování Vašich žádostí;
b) Plnění našich právních povinností;
c) Řízení rizik, zejména prověřování Vaší morálky a důvěryhodnosti, a uplatňování nebo obhajoby našich právních nároků;
d) Podpora prodeje našich produktů a/nebo produktů našich obchodních partnerů (marketingové účely);
e) Vnitřní administrativní účely; nebo
f) Účely stanovené ve Vámi udělovaném souhlasu se zpracováním osobních údajů.

A) JEDNÁNÍ O SMLOUVĚ A SPLNĚNÍ SMLOUVY, PROVEDENÍ OPATŘENÍ PŘIJATÝCH PŘED UZAVŘENÍM SMLOUVY NA VAŠI ŽÁDOST, VYŘIZOVÁNÍ VAŠICH ŽÁDOSTÍ
BCT zpracovává Vaše osobní údaje pro účely související s plněním smluvních závazků, zejména pro účely (i) platného uzavření, plnění, změny a ukončení smluv (například smlouvy DPP[1], SOOS[2], PP[3], SMLOUVA O ZPROSTŘEDKOVÁNÍ PRODEJE ZBOŽÍ[4]), (ii) reklamací, a (iv) související komunikace. Poskytnutí uvedených osobních údajů je tedy smluvním požadavkem.

Právní základ pro zpracování (právní titul):
Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje na základě právního titulu splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (zpravidla zaměstnanec nebo partner BCT), nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů (zpravidla zájemce o zboží BCT), dle GDPR.

Kategorie osobních údajů:
Pro uvedené účely zpracováváme tyto kategorie osobních údajů (přičemž obsah jednotlivých kategorií uvádíme výše): identifikační a adresní údaje, další údaje o zaměstnanci či partnerovi, elektronické kontaktní údaje, další elektronické údaje, údaje o zdravotním stavu.
Příjemci osobních údajů (zpracovatelé či třetí strany, kterým jsou nebo mohou být osobní údaje poskytovány):
Pro uvedené účely využíváme poskytovatele IT služeb nebo právního poradenství.

Doba zpracování:
Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje po dobu trvání jednání o smlouvě, po dobu trvání smlouvy a po dobu trvání záručních, reklamačních a jiných lhůt vztahujících se ke smlouvě, kdy mohou smluvní strany uplatňovat práva a povinnosti ze smlouvy.

B) PLNĚNÍ NAŠICH PRÁVNÍCH POVINNOSTÍ
Jako koncern obchodních společností se musíme řídit celou řadou právních předpisů a v nich stanovenými povinnostmi, zejména: zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 120/2001 Sb., o soudních exekutorech a exekuční činnosti a po změně dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 257/2016 Sb., zákonem č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů; a dále navazujícími podzákonnými právními předpisy, právními předpisy práva Evropské unie a příslušnými právními předpisy dle legislativy ČR. Poskytnutí uvedených osobních údajů je tedy zákonným požadavkem.

Právní základ pro zpracování (právní titul):
Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje na základě právního titulu splnění právní povinnosti, která se na BCT vztahuje, dle GDPR.

Kategorie osobních údajů:
Pro uvedené účely zpracováváme tyto kategorie osobních údajů (přičemž obsah jednotlivých kategorií uvádíme výše): identifikační a adresní údaje, další údaje o zaměstnanci či partnerovi, elektronické kontaktní údaje, další elektronické údaje, údaje o zdravotním stavu.
Příjemci osobních údajů (zpracovatelé či třetí strany, kterým jsou nebo mohou být osobní údaje poskytovány):
BCT musí též poskytovat nezbytnou součinnost příslušným orgánům státní správy, například správci daně či soudním exekutorům, orgánům činným v trestním, přestupkovém či správním řízení, a to v rozsahu a za podmínek stanovených právními předpisy.

Doba zpracování:
Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. Až na výjimky, kdy právní předpisy stanoví delší dobu uchování určitých dokumentů, které mohou obsahovat osobní údaje, uchováváme osobní údaje zpracovávané pro plnění našich právních povinností maximálně po dobu 10 let.


C) PODPORA PRODEJE NAŠICH PRODUKTŮ A/NEBO PRODUKTŮ NAŠICH OBCHODNÍCH PARTNERŮ (MARKETINGOVÉ ÚČELY)
Abychom Vám měli možnost nabídnout služby, které jsou pro Vás vhodné a budou Vás skutečně zajímat, potřebujeme o Vás zpracovávat níže uvedené osobní údaje. Činnosti spadající pod tento účel zahrnují zejména marketingové zpracování, losování a dalších možných marketingových akcí, analýzy a profilování s cílem přizpůsobit nabídku Vašim potřebám a zkvalitnit poskytované služby. Nemusíte se tedy obávat, že bychom Vás zahlcovali nabídkou nevhodných produktů.

Právní základ pro zpracování (právní titul):
Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje na základě právních titulů: (i) oprávněných zájmů BCT dle GDPR, a to konkrétně oprávněných zájmů na podpoře prodeje našich produktů. Na základě titulu oprávněného zájmu zpracováváme pouze Vaše základní osobní údaje (identifikační a adresní údaje, elektronické kontaktní údaje) nesložitými metodami (nedochází k profilování), a to pouze pokud nabízené produkty souvisejí s Vámi původně zakoupenými produkty a v rozsahu, v jakém můžete legitimně očekávat nabízení podobných produktů. Máte možnost se kdykoliv domáhat ukončení nabízení produktů ze strany BCT (viz poučení o Vašich právech níže); a na základě (ii) Vašeho souhlasu dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, a to konkrétně „souhlasu se zpracováním osobních údajů - marketingové účely“, udělovaném pro účely větší personalizace nabídky a rozšíření naší nabídky též na produkty našich obchodních partnerů, a to za podmínek a v rozsahu stanoveném v uvedeném souhlasu, případně za podmínek uvedených v jiném souhlasu se zpracováním osobních údajů sbíraném na našich marketingových akcích nebo v souvislosti s námi pořádanými spotřebitelskými soutěžemi.

Kategorie osobních údajů:
Na základě právního titulu oprávněného zájmu zpracováváme pouze následující kategorie Vašich osobních údajů (přičemž obsah jednotlivých kategorií uvádíme výše): identifikační a adresní údaje, elektronické kontaktní údaje. Na základě Vašeho souhlasu můžeme dále zpracovávat další údaje o klientovi a další elektronické údaje než pouze kontaktní; ke zpracování Vašich osobních údajů může v takovém případě docházet celkově ve větším rozsahu, zahrnuje například profilování (za účelem zvýšení personalizace nabízených produktů). Profilováním se rozumí použití Vašich osobních údajů k hodnocení Vašich osobních aspektů, zejména za účelem analýzy či předvídání Vaší ekonomické situace, chování, osobních preferencí nebo zájmů.
Příjemci osobních údajů (zpracovatelé či třetí strany, kterým jsou nebo mohou být osobní údaje poskytovány):
Pro uvedené účely využíváme poskytovatele IT služeb nebo marketingové agentury.
Pouze na základě Vašeho souhlasu můžeme předat Vaše osobní údaje též obchodním partnerům uvedeným v souhlasu, a to pouze těm, které jste v udělovaném souhlasu nevyloučili.

Doba zpracování:
Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje na základě oprávněného zájmu po dobu, dokud náš oprávněný zájem trvá (zpravidla po dobu trvání smluvního vztahu s klientem a dále po dobu jednoho roku, anebo po dobu uvedenou v příslušném souhlasu se zpracováním osobních údajů.

D) VNITŘNÍ ADMINISTRATIVNÍ ÚČELY
Vaše údaje zpracováváme též pro naše vnitřní účely (například reporting, administrativní účely v rámci skupiny, optimalizace procesů v rámci BCT apod.).

Právní základ pro zpracování (právní titul):
Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje na základě právního titulu oprávněného zájmu BCT dle GDPR, a to konkrétně oprávněných zájmů na řádném fungování vnitřních administrativních procesů a jejich optimalizaci.



Kategorie osobních údajů:
Pro uvedené účely zpracováváme tyto kategorie osobních údajů (přičemž obsah jednotlivých kategorií uvádíme výše): identifikační a adresní údaje, další údaje o klientovi, zaměstnanci nebo partnerovi, elektronické kontaktní údaje, další elektronické údaje.
Příjemci osobních údajů (zpracovatelé či třetí strany, kterým jsou nebo mohou být osobní údaje poskytovány):
Pro uvedené účely využíváme poskytovatele IT služeb.

Doba zpracování:
Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu s Vámi a dále po dobu, než jsou vyhotoveny příslušné interní reporty za období, kdy jste ještě byl naším klientem, zaměstnancem či partnerem, nejdéle však po dobu dvou let od okamžiku, kdy jste přestal být naším klientem.

E) ÚČELY STANOVENÉ VE VÁMI UDĚLOVANÉM SOUHLASU SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vaše osobní údaje zpracováváme na základě Vámi uděleného souhlasu dle GDPR pro účely:

- podpory prodeje našich produktů a/nebo produktů našich obchodních partnerů (marketingové účely), a to v rozsahu a za podmínek stanovených výše pod bodem c) a v „souhlasu se zpracováním osobních údajů – marketingové účely“, případně za podmínek uvedených v jiném souhlasu se zpracováním osobních údajů sbíraném např. na našich marketingových akcích nebo v souvislosti s námi pořádanými spotřebitelskými soutěžemi;
Pro uvedené účely využíváme poskytovatele IT služeb.

Souhlas udělujete zcela dobrovolně a můžete jej kdykoli odvolat. Neudělení souhlasu nebo jeho odvolání nemá žádné důsledky na Váš smluvní vztah s BCT a na využívání našich produktů a služeb, pro které není tento souhlas potřebný. Souhlas můžete odvolat:
- zasláním vyplněného formuláře s Vaším podpisem na výše uvedený kontakt (formulář je k dispozici na webové adrese BCT)
E-mailem: beautycoworkingcz@gmail.com
Telefonicky: +420776505090 (pondělí–pátek 9:00 – 17:00)
Poštou: Gotthardská 25/7 Praha 6 – Bubeneč, PSČ 160 00

Jaká jsou Vaše práva?
Vaše údaje zpracováváme zcela transparentním způsobem. Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv:
a) Právo na přístup k Vašim osobním údajům a na pořízení kopie Vašich osobních údajů, které zpracováváme.
b) Právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje.
c) Právo na výmaz Vašich osobních údajů (resp. právo být zapomenut). Můžete od nás požadovat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, a my tak učiníme v případě, že:
- osobní údaje nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
- pokud odvoláte svůj souhlas, na základě kterého zpracováváme osobní údaje a neexistuje žádný jiný právní důvod pro zpracování;
- vznesete námitky proti zpracování na základě oprávněného zájmu, pokud neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování na naší straně, nebo pokud vznesete námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu (tj. nebudeme Vám dále zasílat adresná obchodní sdělení);
- osobní údaje jsou zpracovány protiprávně; nebo
- osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo České republiky.

Upozorňujeme Vás, že Vaše osobní údaje naopak nemohou být vymazány, pokud je jejich zpracování nezbytné:
- pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
- pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Evropské unie nebo České republiky, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci;
- z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;
- pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely; nebo
- pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

d) Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů. Můžete od nás také požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů, a to v případě, že:
- zpracovávané osobní údaje nejsou přesné;
- zpracování je protiprávní;
- zpracovávané osobní údaje nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; nebo
- vznesete námitky proti zpracování.

Pokud uplatníte Vaše právo na omezení zpracování a bude naplněna některá z výše uvedených podmínek, provedeme v našich systémech záznam, že se na dané údaje vztahuje omezení, a takové údaje nebudeme zpravidla aktivně dále zpracovávat (vyjma případů vyplývajících z právních předpisů).
Pokud pominou důvody pro omezení zpracování, omezení zpracování Vašich osobních údajů zrušíme. O tom Vás budeme předem informovat.
e) Právo na přenos. V případě, že zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy a zároveň je zpracování automatizované, máte právo získat takové Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném strojově čitelném formátu a předat je jinému správci. Vaše osobní údaje Vám budou v takovém případě poskytnuty elektronicky v souboru ve formátech: pdf, jpeg, doc, exl.
f) Pokud se domníváte, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů (zejména GDPR), máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného příslušného dozorového úřadu členského státu Evropské unie, který je pověřen dozorem nad dodržováním povinností stanovených GDPR (zejména dozorového úřadu v členském státě Vašeho obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k domnělému porušení).

V BCT nedochází k žádnému automatizovanému rozhodování, tj. rozhodování založenému výhradně na automatizovaném zpracování (včetně profilování), které by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás jiným obdobným způsobem významně dotýkalo.
Máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou osobní údaje zpracovány:
- pro účely plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci;
- pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany; nebo
- pro účely přímého marketingu, což zahrnuje také profilování s cílem přizpůsobit nabídku Vašim potřebám a zkvalitnit poskytované služby.

V případě, že vznesete námitku, nebudeme zpracovávat Vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon a/nebo obhajobu našich právních nároků.

Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudeme již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávat.

V případě uplatnění jakéhokoliv výše uvedeného práva Vás bez zbytečného odkladu písemně informujeme o způsobu vyřízení Vaší žádosti.

Další informace související s druhy činností a aktivitami BCT najdete na www.100czk.cz. Můžete nás také kontaktovat na našich výše uvedených kontaktních údajích.

Děkujeme za Vaši důvěru.
BCT


[1] DPP – Dohoda o provedení práce.
[2] SOOS – Smlouva o obchodní spolupráce.
[3] PP – Pracovní poměr.
[4] SMLOUVA O ZPROSTŘEDKOVÁNÍ PRODEJE ZBOŽÍ.